Riconciliazione contabile? GGnet, esperti al tuo servizio

Definizione, modalità e vantaggi della riconciliazione contabile firmata GGnet.

La riconciliazione contabile è una procedura obbligatoria per tutte le aziende, necessaria affinché ogni bene registrato nel Libro dei Cespiti possa essere individuato precisamente all’interno dell’impresa, senza errori o fraintendimenti.

Come probabilmente saprai, la legge italiana è (giustamente) molto severa a riguardo e punisce con importanti sanzioni le aziende che ignorano il dovere della riconciliazione fisico-contabile.

Lo scopo dell’allineamento dei cespiti è, da un lato, quello di valutare l’inventario degli asset aziendali e dall’altro evidenziare le discrepanze, in modo da poterle risolvere in maniera puntuale.

Ma che cos’è, nello specifico, la riconciliazione contabile, qual è la sua utilità e perché è così rilevante per tutte le aziende?

Riconciliazione cespiti aziendali: cos’è e come si svolge?

La riconciliazione fisico-contabile è un’operazione decisamente complessa che consiste nel far corrispondere ogni riga del libro cespiti con un bene oggetto di inventario o di censimento.

Affinché questa procedura vada a buon fine, le aziende specializzate in inventari e gestione degli asset, come GGNet, verificano i beni presenti all’interno dell’azienda e li confrontano con i dati registrati nel Libro Cespiti. Si parte dunque da un’attenta attività di inventariato per arrivare poi a un raffronto con le informazioni riportate nel database.

Questo processo di riconciliazione tra l’inventario fisico e il registro contabile ci consente di individuare imprecisioni, lacune ed errori relativi alle precedenti operazioni di inventario cespiti e correggerli puntualmente.

Perché la riconciliazione fisico-contabile è così importante?

Tralasciando il già citato motivo dell’obbligo di legge, che da solo basterebbe per comprendere l’importanza della riconciliazione contabile, questa procedura è essenziale per la tua azienda perché:

• ti consente di superare con successo le ispezioni da parte dei Pubblici ufficiali, evitando di incorrere in multe salate per falsa o mancata fatturazione;
• conoscere con precisione il valore di ciò che costituisce il patrimonio fisico in azienda è il primo passo per poter pianificare al meglio ogni intervento futuro sia a livello finanziario che contabile;
• ci dà la possibilità di valutare se portare i cespiti all’attivo o al passivo in base a ciò che è più conveniente per il tuo particolare caso;
• ti consente di svolgere una manutenzione puntuale dei singoli beni (registrando accuratamente ogni intervento) allungandone la vita ed evitando operazioni di riparazione molto costose;
• avere un libro cespiti in regola significa anche recuperare il 100% dei beni ammortizzabili, evitando di perdere ingenti somme di denaro per una “semplice” svista;
• ti dà l’opportunità di avere il pieno controllo dei cespiti aziendali e di renderti conto di eventuali sottrazioni;
• ci consente di fornirti importanti suggerimenti per gestire la contabilità e il patrimonio, ad esempio recupero d’imposta, storni e tanto altro ancora;
• in caso di vendita cespiti o di acquisizione aziendale, il censimento e la relativa riconciliazione contabile consentono una puntuale valutazione del bene o dell’azienda stessa a chi acquista o vende singoli cespiti o intere aziende.

Come ti abbiamo anticipato, è necessario partire da una corretta attività di inventario affinché l’allineamento cespiti si svolga senza intoppi e affinché tu possa godere di tutti i vantaggi della procedura di riconciliazione contabile.

Inventario cespiti per la riconciliazione contabile? Ecco come si svolge l’inventario degli asset firmato GGnet.

Un corretto inventario dei cespiti aziendali è fondamentale perché ci dà l’opportunità di mettere a punto una riconciliazione contabile priva di inesattezze. Come puoi ben immaginare, commettere ulteriori imprecisioni è decisamente inopportuno nel corso di un processo volto ad eliminarle.

Inoltre l’inventario degli asset e la riconciliazione consentono sia a te che a noi di procedere con una gestione dei cespiti precisa e organizzata, eliminando ogni possibilità di cadere in errore. Un preciso lavoro di inventariato consiste nello svolgimento di 4 particolari operazioni:

1. Etichettatura cespiti con etichette RFID e Barcode che presentano codici univoci. I cespiti vengono etichettati uno per uno, non raggruppati per categoria (ad esempio Arredamento Ufficio) come purtroppo avviene nelle classiche operazioni di inventario.
2. Localizzazione di ogni singolo cespite mediante QR Code apposto all’ingresso della stanza in cui ogni bene è collocato.
3. Registrazione, in un apposito database, di informazioni relative alla descrizione dei singoli beni patrimoniali.
4. Fotografia di ogni cespite presente in azienda.

Ognuna di queste informazioni viene da noi registrata nel software GGnet, chiamato Open FMS, che puoi utilizzare in qualsiasi momento per la gestione degli asset della tua azienda.

Le operazioni di inventariato ci consentono di etichettare tutti i beni patrimoniali presenti in azienda, verificare se siano stati registrati nel libro cespiti e correggere eventuali errori… che in realtà più che eventuali possiamo definire frequenti.

Errori comuni nell’inventario dei cespiti aziendali (che rendono la riconciliazione cespiti indispensabile)

Tra le imprecisioni più comuni durante le classiche operazioni di inventario, che non sono quelle svolte da noi di GGnet, troviamo errori umani come i seguenti:

• mancata registrazione di beni patrimoniali,
• catalogazione di beni che non appartengono all’azienda,
• sommaria registrazione di cespiti in macro-categorie, ad esempio l’utilizzo del termine “Hardware” per catalogare tutti i computer dell’azienda e non ogni singolo computer,
• utilizzo di termini differenti per indicare cespiti della stessa tipologia, come “Computer”, “Pc”, “Laptop”, etc.

Tutto ciò determina l’inesattezza delle operazioni successive all’inventario e alla compilazione del Libro Cespiti, ovvero il censimento e la gestione degli asset aziendali.

Le conseguenze sono numerose. Le più rilevanti sono il pagamento di ingenti multe, la perdita di grandi somme di denaro per via di una cattiva gestione del patrimonio aziendale… per non parlare del rischio di non ammortizzabile tutto ciò che potrebbe essere ammortizzato.

Riconciliazione contabile dei beni aziendali? GGnet ha la soluzione!

Il metodo che noi di GGnet utilizziamo per svolgere le operazioni di inventario è diverso dalle procedure tradizionali nonché più vantaggioso per un motivo ben preciso. L’utilizzo del nostro software Open FMS per l’inventario e la gestione dei cespiti (preceduto dall’etichettatura del singolo cespite con un codice alfanumerico univoco, la localizzazione, la descrizione minuziosa e la fotografia dei singoli beni)  permette di eliminare in modo intelligente qualsiasi inesattezza e di evitare errori umani nella gestione successiva dei beni.

Ogni singolo cespite è infatti registrato in un database non modificabile e con un lessico univoco per tutta l’azienda. Inoltre, con il nostro software, ti diamo un sistema ready to use che ti permette di svolgere la gestione dei cespiti in maniera semplice e intuitiva.

Vuoi avere maggiori informazioni a riguardo e approfondire gli immediati vantaggi per la tua azienda? Contattaci subito per richiedere una consulenza gratuita e senza impegno.