Caso studio GGnet sull’inventario e la riconciliazione contabile dei cespiti di una struttura ospedaliera.
La gestione degli asset aziendali è spesso un problema per le imprese appartenenti a qualsiasi settore, poiché i classici metodi di gestione includono numerosi errori umani che compromettono l’intero processo.
Noi di GGnet, con la finalità di eliminare i problemi legati agli asset, abbiamo introdotto un metodo innovativo per quanto riguarda la gestione dei cespiti.
Si tratta di una procedura che parte dalle operazioni di inventario e dalla compilazione del registro dei beni ammortizzabili, basandosi tuttavia non solo sui dati del bene da censire, ma anche sulle sue caratteristiche (tecnologiche e non solo). In questo modo, evitiamo imprecisioni che pregiudicherebbero la buona amministrazione degli asset, compromettendo, di conseguenza, il patrimonio aziendale.
Oggi, affinché tu possa comprendere al meglio il nostro metodo, vogliamo parlarti di un lavoro recente, durante cui ci siamo occupati dell’inventario e della gestione asset di una struttura sanitaria, un ospedale nel centro Italia.
L’inventario: il punto di partenza per la gestione degli asset nel complesso settore ospedaliero.
Un nostro cliente, proprietario di numerose cliniche private in Italia, ci ha contattati precedentemente all’acquisto di un ospedale.
Ci ha chiesto di effettuare un controllo in contraddittorio riguardo al patrimonio dell’ospedale che il venditore aveva dichiarato per giustificare il prezzo richiesto.
Il nostro compito consisteva dunque nell’esecuzione dell’inventario degli asset aziendali, in modo che l’acquirente potesse confrontarlo con i dati presentati dal venditore e, di conseguenza, negoziare l’acquisto in modo consapevole.
Siamo stati interpellati per questo lavoro perché non operiamo come le classiche aziende specializzate in inventari. Abbiamo il nostro personale metodo di lavoro, che consiste fondamentalmente nelle seguenti operazioni:
- etichettatura,
- localizzazione,
- rilevamento fotografico,
- descrizione e annotazione di eventuali anomalie che il personale riscontra sul bene oggetto di inventario.
Quest’ultimo è uno step fondamentale perché, durante le operazioni di inventario, andiamo anche a raccogliere informazioni utili riguardo:
- la tipologia di manutenzione che ha svolto il cespite nel tempo,
- le condizioni attuali del bene,
- e informazioni sullo specifico macchinario, come accessori necessari all’utilizzo, prodotti complementari, etc.
Prendiamo come esempio un ecografo. Se il macchinario fose presente nell’ospedale, ma non fossero reperibili le sonde per la rilevazione diagnostica, allora ne sarebbe pregiudicato l’utilizzo e in certi casi potrebbe essere considerato non utilizzabile, poiché non sempre i ricambi sono ancora acquistabili dopo alcuni anni dalla produzione.
Nel censimento, tutto ciò va rilevato: altrimenti si censirebbe come completo un prodotto non utilizzabile!
Ogni specifico macchinario ha ovviamente le sue caratteristiche e i suoi accessori. Grazie alla nostra esperienza nel settore ospedaliero, negli anni abbiamo realizzato un database con le informazioni per ogni macchinario che abbiamo censito e possiamo quindi rilevare molto velocemente cosa deve esserci per ogni macchinario e in quali condizioni deve versare.
Di conseguenza, durante l’inventario dei cespiti andiamo ad annotare tutto a riguardo, inclusa l’eventuale presenza/assenza di accessori e quindi l’effettiva condizione di ogni bene.
Tornando al caso studio del nostro cliente, dopo aver inventariato e censito i beni, abbiamo messo a punto la riconciliazione contabile.
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Riconciliazione Fisico Contabile (RFC) dei beni patrimoniali ospedalieri
La Riconciliazione Fisico Contabile è risultata fondamentale per individuare sul Libro Cespiti a quali righe corrispondessero i beni individuati fisicamente all’interno della struttura ospedaliera.
Il nostro metodo non prevede una RFC generica (ad esempio utilizzando il termine “apparecchiatura medicale”), ma utilizziamo i dati registrati durante l’inventario per individuare esattamente ogni cespite appartenente all’ospedale.
In questo modo abbiamo potuto ricondurre a ogni riga del Libro Cespiti la specifica apparecchiatura trovata nella struttura.
E cosa è risultato da questo lavoro di riconciliazione?
Devi sapere che il venditore aveva dichiarato circa 5 milioni di euro di valore patrimoniale, oltre al valore di avviamento della struttura.
Grazie al censimento abbiamo rilevato numerose anomalie sui macchinari e abbiamo dunque messo a punto la riconciliazione fisico contabile, individuando quali beni non fossero presenti o in condizioni diverse da quanto dichiarato.
Da questa attività abbiamo rilevato le seguenti informazioni:
- Condizioni uso apparecchiature: oltre il 40% delle apparecchiature era solo parzialmente efficiente o funzionante. Inoltre mancavano diversi accessori.
- Riconciliazione: abbiamo riscontrato che una buona parte degli asset non si poteva riscontrare nel Libro Cespiti, poiché il venditore in passato li aveva ceduti ai relativi fornitori e li aveva acquisiti in comodato d’uso. Ogni bene aveva infatti la sua fattura d’origine, ma il problema era che, contabilmente, il venditore aveva restituito tali beni ai fornitori, che li avevano riposizionati presso la struttura in comodato d’uso. Il succo è che molti beni non erano di proprietà dell’ospedale, bensì dei fornitori… e quindi non sarebbero diventati di proprietà dal cliente in caso di acquisto della struttura!
Quindi concludendo, tra la valutazione del minor valore dei beni presenti e della mancanza di numerosi cespiti non di proprietà dell’ospedale, abbiamo evidenziato una diminuzione del 50% di meno sul valore patrimoniale dichiarato. Ben 2,5 milioni di euro in meno!
Qual è stato il risultato dell’applicazione del nostro metodo?
Per quanto riguarda questo peculiare caso, in cui si parlava di acquisizione di un’azienda, l’applicazione del metodo GGnet per le operazioni di inventario e di censimento ha apportato il vantaggio di avere un quadro completo dei cespiti aziendali, compreso il funzionamento o malfunzionamento di ogni singola apparecchiatura che si sarebbe andata ad acquistare.
La riconciliazione contabile si è invece rilevata particolarmente utile per verificare la reale entità dei cespiti aziendali e per poter capire il valore reale dei beni patrimoniali.
Grazie al lavoro del nostro team, il cliente ha avuto i dati alla mano per poter rinegoziare la trattativa con il venditore ad un valore più congruo rispetto a quello che gli era stato proposto.
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In conclusione
Se il nostro cliente non si fosse rivolto a noi, avrebbe pagato circa 2,5 milioni di euro per dei beni che in realtà non appartenevano alla struttura ospedaliera. Avrebbe dunque corrisposto una grossa cifra pensando di acquisire dei beni che in realtà sarebbero rimasti ai fornitori!
Per non parlare dei macchinari non funzionanti o solo parzialmente efficienti. Anche in questo caso avrebbe pagato delle cifre non corrispondenti al lavoro degli apparecchi, su cui avrebbe poi dovuto svolgere importanti operazioni di manutenzione (o in certi casi di riacquisto!).
I servizi di GGnet consentono alle aziende di risparmiare in molteplici situazioni e di preservare le loro finanze, utilizzandole in maniera oculata e previdente. Una corretta gestione asset aziendali ti consente di avere la totale consapevolezza dei cespiti aziendali, a beneficio delle tue finanze.
Non aspettare oltre: contattaci pure per richiedere una consulenza personalizzata. Siamo pronti ad aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
