Perché scegliere GGnet se cerchi aziende specializzate in inventari di cespiti.
Le aziende specializzate in inventari di cespiti sono fondamentali per tutte le imprese, (compresa la tua) al fine di evitare errori che possono portare a sanzioni molto salate e ingenti perdite di denaro.
Compilare e gestire il registro degli asset è obbligatorio e, per operare a norma di legge, è opportuno che tu abbia dei dati estremamente precisi riguardo ciò che compone i beni strumentali di un’azienda. Non c’è spazio per gli errori: quando i pubblici ufficiali effettuano un controllo sul registro cespiti, tutti gli asset devono essere presenti in azienda.
Non avere il controllo della situazione è veramente deleterio per qualsiasi impresa. Dunque, se stai pensando di contattare delle aziende che si occupano di inventario cespiti aziendali, ti confermiamo che tu stia facendo la scelta più giusta per te e per la tua attività.
Oggi vogliamo parlarti di ciò che noi di GGnet possiamo fare per la tua azienda per quanto riguarda l’inventario dei cespiti, concentrandoci in particolare su ciò che fa la differenza nel nostro lavoro rispetto alle altre aziende specializzate in inventari.
Analisi del libro cespiti aziendali.
Dopo un primo incontro di approfondimento, ci dedichiamo all’analisi del libro cespiti della tua azienda e valutiamo la correttezza dei dati inseriti, individuando eventuali errori e studiando come risolverli sotto tutti i punti di vista.
Non è raro, infatti, che il libro del patrimonio aziendale contenga degli errori umani, dal censimento scorretto alla possibilità che chi si è occupato dell’inventario abbia censito oggetti estranei ai beni dell’azienda.
Anzi, dopo aver valutato la situazione di più di 200 aziende, in media ben il 30% delle righe dei Libri Cespiti non sono allineate con l’Inventario!
Il nostro lavoro consiste proprio nell’eliminare le possibilità che questi errori si ripetano, ma su questo aspetto ci soffermeremo in maniera approfondita tra qualche paragrafo.
Torniamo all’analisi del libro cespiti e alla riunione dedicata. Una volta concluso il briefing, ne teniamo fortemente in considerazione gli esiti – insieme ai tuoi obiettivi e alle tue necessità – e ci occupiamo di predisporre una strategia ben precisa. In tal modo possiamo garantire una gestione scrupolosa dei tuoi asset.
Nei giorni successivi alla riunione, pianifichiamo le operazioni dedicate alla gestione degli asset. Ci concentriamo in particolare su queste attività:
- organizzare il database dedicato alla gestione dei cespiti
- determinare le attrezzature necessarie per l’inventario
- stampare le etichette da apporre su ogni singolo oggetto
Svolgiamo inoltre un’attività chiamata Normalizzazione: elaboriamo il libro cespiti della tua azienda mediante un particolare software, che elabora il database e lo normalizza. Il database viene importato rielaborato.
Cosa significa? Significa che il commercialista va ad assegnare un nome a un cespite (ad esempio Computer A). La persona che lavora sul computer gli attribuisce, invece, un altro nome durante i vari lavori, ad esempio PC, registrando tutte le operazioni con questo nome.
Qui si crea un disallineamento.
Il nostro software va a cercare di assemblare i due termini e gli dà un’unica collocazione, normalizzando in questo modo il database.
Una volta normalizzato il libro dei cespiti della tua azienda, possiamo andare alla prima fase operativa: l’inventario degli asset.
Inventario dei cespiti aziendali.
Questa fase è di vitale importanza perché ti consente (e ci consente) di gestire al meglio i cespiti della tua azienda e di essere perfettamente organizzato da questo punto di vista. Ciò che manca a tantissime imprese, e probabilmente anche alla tua, è la consapevolezza di avere tutto sotto controllo e di avere un Libro Cespiti organizzato e privo di errori.
Un minimo sbaglio nel libro dei beni patrimoniali si traduce nel pagamento di sanzioni molto salate. Si rischia inoltre di non recuperare tutti i beni ammortizzabili, perdendo un grosso quantitativo di denaro a causa di quelle che sembrano delle semplici imprecisioni.
Noi di GGnet sappiamo bene quanto sia difficile avere sotto controllo ogni oggetto presente nelle varie sedi o nei diversi spazi delle aziende. Per questo motivo abbiamo ideato una strategia che garantisce una lineare e rigorosa tracciabilità degli asset.
Questa strategia parte dall’inventario dei cespiti, durante cui i nostri operatori svolgono le seguenti attività:
- individuano ed etichettano i singoli asset mediante etichette RFID e Barcode;
- registrano dati relativi alla localizzazione di ogni singolo cespite e alla loro descrizione, preventivamente codificati.
L’etichettatura, la localizzazione e la descrizione sono 3 informazioni su cui non si possono commettere errori, poiché comprometterebbero tutte le operazioni di gestione dei cespiti. Abbiamo adottato la codificazione e la lettura elettronica delle informazioni proprio al fine di evitare imprecisioni imperdonabili.
Ultimato l’inventario, si può passare alla consegna del registro cespiti.
Consegna registro cespiti in seguito all’attività di inventariato.
Concluso l’inventario dei beni patrimoniali possiamo consegnarti il registro cespiti della tua azienda, che si configura in un database non modificabile. Questa accortezza, ovvero l’impossibilità di modificare il database, è dovuta proprio alla volontà di evitare dei cambiamenti che potrebbero compromettere la precisione dei dati inseriti durante l’attività di inventario.
Il registro degli asset contiene:
- le informazioni acquisite durante i briefing e l’inventario
- il numero degli asset oggetto di inventario
- le righe relative ai singoli cespiti riconciliati
Qualora ci fossero delle informazioni incongruenti (ad esempio un cespite registrato nel vecchio libro degli asset ma introvabile in azienda) ti forniremo opportune indicazioni per svolgere delle verifiche a riguardo.
A questo punto si può procedere con la vera e propria gestione dei cespiti, che grazie alla nostra attività di inventariato risulta efficiente, puntuale e priva di inesattezze.
Perché dovresti affidarti a GGnet se hai bisogno di un’azienda specializzata in inventario dei cespiti?
Il motivo è semplice: perché noi di GGnet adottiamo delle procedure che rivoluzionano, in meglio, il classico inventario degli asset aziendali. Lo svolgimento di queste attività è possibile grazie all’utilizzo della tecnologia, che ci consente di evitare imprecisioni e falle nel processo di inventario e gestione dei cespiti.
Nello specifico, acquisiamo una serie di informazioni che abbinate insieme danno la possibilità di individuare precisamente un cespite durante il censimento. Si tratta di una pluralità di informazioni ben definite e specifiche, che permettono alle aziende nostre clienti di identificare il cespite e il luogo in cui si trova.
Ecco, di seguito, di quali informazioni parliamo:
- Codice etichetta, che viene apposto su ogni singolo cespite e numerato da zero a infinito. L’etichetta progressiva ha una lettura elettronica che ci permette di rilevare elettronicamente il codice, evitando di commettere errori umani. Non a caso, l’etichettatura avviene tramite RFID e codice a barre.
- Descrizione rilevata dal database. La descrizione non viene imputata arbitrariamente dall’operatore ma viene preventivamente caricata nel sistema informatico in un database del cliente. Nel database identifichiamo i cespiti in base al nome datogli dall’azienda cliente e sottoposti all’attività di Normalizzazione.
- Posizione/Ambiente: il luogo dove si trova il bene. Ancor prima dell’inventario, rileviamo questo luogo dalle planimetrie e codifichiamo la sua posizione mediante un QR code che i nostri operatori applicano davanti alla porta dell’ambiente.
- Fotografie: tutte le foto necessarie per individuare visivamente il bene in modo univoco, realizzate tramite shooting fotografico digitale.
A queste 4 informazioni principali possiamo aggiungere, eventualmente, un codice cliente e un campo note. Il campo note ci permette di annotare ulteriori dati e anomalie riscontrate dai nostri operatori.
Perché utilizziamo questo metodo? Semplice: per evitare errori umani. Grazie alla nostra esperienza maturata sul campo abbiamo appurato che qualsiasi operazione differente da questa sequenza può creare delle problematiche, dal censimento scorretto all’impossibilità di sapere se hai registrato nel libro asset degli oggetti estranei all’azienda.
In conclusione
Il metodo GGnet ti consente di evitare errori e imprecisioni durante le attività di inventario degli asset. Inoltre rende le attività di censimento e di gestione dei cespiti lineari, rapide e prive di intoppi. Ciò si traduce in:
- Risparmio da parte della tua azienda, che recupera il 100% dei beni ammortizzabili.
- Superamento eccellente dei controlli svolti dagli ufficiali dell’Agenzia delle entrate e della Guardia di finanza (in parole semplici: eviti di essere multato e di dover pagare sanzioni molto alte, pari all’Iva del bene + dal 90 al 180% del suo costo).
- Totale consapevolezza dei beni patrimoniali dell’azienda, che ti consente altresì di accorgerti di eventuali sottrazioni illecite.
Vuoi avere finalmente il controllo di tutti gli asset aziendali? Contattaci ora per una consulenza gratuita e senza impegno. Siamo qui per lavorare a completo vantaggio della tua impresa.
